Penyampaian Dokumen Fisik atas Pengesahan Perseroan kepada Ditjen AHU (melalui PNRI)

Proses pendirian Perseroan Terbatas kini menjadi lebih mudah. Sebelum akta pendirian ditandatangani, Notaris atau pendiri perlu melakukan pemesanan nama perseroan secara online. Pemesanan diawali dengan pemesanan voucher biaya pesan nama secara online. Perintah setor kemudian dicetak untuk dibayarkan melalui Bank rekanan (BNI konvensional, bukan Syariah). Bisa melalui teller ataupun melalui ATM. Setelah dibayarkan, Notaris kembali membuka aplikasi AHU online  untuk melakukan pemesanan nama. Bila nama yang dipesan telah mendapat persetujuan dari Menteri, maka para pendiri dapat menandatangani akta pendirian perseroan dihadapan Notaris.

• Dalam satu kasus, walaupun nama yang dipesan telah disetujui, Notaris kemudian menerima surat pembatalan atas penggunaan nama tersebut. Jadi, pemesanan nama harus benar-benar diperhatikan agar terhindar dari pembatalan ketika akta pendirian sudah ditandatangani.  

Setelah akta pendirian ditandatangani, kembali Notaris untuk pengesahannya harus memesan voucher pengesahan terlebih dahulu sebagaimana pada saat memesan nama. Biayanya (PNBP) tergantung dari nilai modal dasar perseroan. Pilihan juga tersedia untuk membayarkan sekaligus biaya pesan nama dan biaya pengesahan.

Setelah biayanya dibayarkan melalui Bank rekanan, Notaris kemudian mengajukan proses pengesahan badan hukum secara online. Data-data perseroan diisi lengkap sesuai dengan akta pendirian. Bila sudah sesuai, salinan akta pendirian harus di-upload terlebih dahulu sebelum pengesahan Menteri diberikan. Untuk upload bukti setor modal berupa slip setor bank atau asli pernyataan setor dari pendiri, pihak Kementerian memberikan waktu selama 60 hari. Dalam aplikasi online masing-masing Notaris akan terlihat sisa jangka waktu dan tanggal batas terakhir untuk upload bukti setor. 

Terakhir, atas pendirian perseroan ini, Menteri akan melakukan pengumuman dalam Tambahan Berita Negara. Namun pengumuman tersebut, Notaris harus menyampaikan dokumen-dokumen kepada Perum Percetakan Negara (PNRI). Bagusnya, Notaris terlebih dahulu cukup mengirimkan dokumen-dokumen tersebut melalui email (b n t b n @ p n r i . c o . i d), yang terdiri atas:

1. Salinan akta dalam bentuk file WORD;

2. Copy salinan akta resmi bermeterai (PDF);

3. Perintah setor pesan nama dan slip bukti bayar;

4. Perintah setor pengesahan perseroan dan slip bukti bayar;

5. Perintah setor BN-TBN dan slip bukti bayar Bank;

6. Surat Pernyataan bermeterai dari Notaris yang menyatakan bahwa akta yang disampaikan sesuai aslinya yang bermeterai.

Atas email yang dikirimkan, tak lama akan mendapat balasan seperti ini:

"E-mail telah kami terima dan dokumen akan segera kami proses. Terimakasih"

Setelah pengiriman dokumen melalui e-mail, Notaris perlu melakukan pengiriman atau penyampaikan dokumen-dokumen fisiknya untuk keperluan pengarsipan. Untuk itu, Notaris cukup melampirkan dokumen-dokumen sebagai berikut: 

1. Asli surat pengantar penyampaian dokumen fisik (kop Notaris);

2. Salinan resmi (asli) bermeterai atas akta pendirian badan hukum (bukan fotokopi);

3. Copy Surat Keputusan Menteri atas pengesahan badan hukum;

4. Copy Surat Perintah Setor untuk pembayaran BN-TBN;

5. Asli slip bukti setor Bank atas pembayaran BN-TBN. 

Dokumen-dokumen tersebut dapat dikirim melalui pos ke Perum PNRI atau langsung diantar ke Kantor Pelayanan Perum PNRI di Jl. Percetakan Negara, Jakarta Pusat (Bagian Penerimaan Dokumen Fisik Ditjen AHU) mengingat PNRI menjadi pusat penyimpanan (gudang) Ditjen AHU.

Catatan:

Walaupun Perubahan Data Perseroan tidak memerlukan pengumuman di BN dan TBN, salinan Surat Pemberitahuan Perubahan Data Perseroan dan Salinan akta juga harus disampaikan kepada PNRI untuk pengarsipan.

Notaris