Kedaluwarsa Jangka Waktu Permohonan Persetujuan/Pemberitahuan Perubahan Anggaran Dasar

Ketika Perseroan Terbatas (PT) hendak melakukan perubahan anggaran dasar, misalnya ketika akan menambah permodalan, baik modal dasar (limit modal yang diperbolehkan) maupun modal setor, ataupun ketika akan menambah kegiatan usaha baru, maka perubahan tersebut harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu atau perubahannya dilaporkan dari Menteri terkait, dalam hal ini Menteri Hukum dan HAM. Perubahan tersebut juga harus dituangkan dalam bentuk akta notaris, baik yang berbentuk akta berita acara RUPS ataupun akta pernyataan keputusan RUPS yang dibuat berdasarkan notulen RUPS ataupun berbentuk keputusan sirkuler (keputusan diluar RUPS).

Setelah perubahan AD telah disetujui atau telah diterima pemberitahuannya, maka Menteri akan menerbitkan produk hukum berupa Surat Keputusan atau Surat Penerimaan dari Menteri yang menyatakan bahwa perubahan AD tersebut telah disetujui atau telah diterima pemberitahuannya dan telah tercatat dalam Daftar Perseroan.

Namun, ada satu hal penting yang perlu diperhatikan untuk mendapatkan persetujuan ataupun untuk melaporkan pemberitahuan perubahan AD. Permohonan persetujuan atau pemberitahuan tersebut harus diajukan kepada Menteri dalam jangka waktu yang telah ditetapkan oleh Undang-Undang Perseroan Terbatas (UU PT). Ketentuan Pasal 21 ayat (7) dan (8) menetapkan bahwa pengajuan persetujuan maupun pemberitahuan perubahan AD dilakukan paling lambat dalam waktu 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal akta notaris yang memuat perubahan AD tersebut.

Jadi, dalam hal akta notaris yang dibuat berbentuk akta berita acara RUPS (tertanggal bersamaan dengan tanggal RUPS), maka permohonannya segera langsung dilakukan dalam waktu 30 hari (tentunya, dengan tidak memperhitungkan tanggal akta notaris). Namun, bila RUPS tidak dibuat dengan kehadiran notaris dan perubahannya hanya dituangkan dalam bentuk notulen/risalah rapat atau bahkan berbentuk sirkuler (keputusan para pemegang saham yg diedarkan), maka undang-undang (Pasal 21 ayat [5] dan [6] UU PT) memberikan waktu 30 hari sejak tanggal keputusan RUPS/sirkuler untuk menotariilkan notulen atau sirkuler tersebut dihadapan notaris. Kemudian, untuk permohonan persetujuan atau pemberitahuannya, diberikan waktu 30 hari lagi sejak tanggal akta notarisnya. Artinya, terdapat rentang waktu maksimal 60 hari untuk menuju proses permohonannya. 

Lantas, bagaimana halnya bila jangka waktu permohonan atau pemberitahuan tersebut terlampaui atau kedaluwarsa? Berdasarkan ketentuan Pasal 21 ayat (9) UU PT, maka permohonan persetujuan atau pemberitahuan perubahan anggaran dasar tidak dapat lagi diajukan atau disampaikan kepada Menteri. Dalam penjelasannya disebutkan bahwa dalam hal permohonan tetap diajukan, Menteri wajib menolak permohonan atau pemberitahuan tersebut. Artinya, untuk memperoleh persetujuan ataupun mengajukan pemberitahuan perubahan AD, maka mau tidak mau harus kembali dilaksanakan RUPS dengan menegaskan kembali perubahan AD yang telah disetujui ataupun membuat sirkuler keputusan pemegang saham yang baru.

Memang, ada semacam perbedaan pendapat terkait dengan sahnya keputusan RUPS bila dihubungkan dengan ketentuan jangka waktu tadi. Di satu sisi, RUPS merupakan organ perseroan yang sah dan keputusan yang diambilnya pun telah melalui mekanisme sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku sehingga tidak ada alasan untuk mengulangi keputusan yang sama, kecuali perubahan tersebut ditolak atau tidak disetujui oleh Menteri. Di sisi lain, undang-undangpun hanya menyatakan bahwa yang tidak dapat diproses itu adalah permohonan atau pengajuannya saja, bukan terhadap substansi keputusan perubahan tersebut. 

Selain itu, dari perspektif pengertian perlunya persetujuan Menteri atau cukup pemberitahuan saja, maka seharusnya dibedakan perlakuan hukumnya, baik terkait jangka waktu maupun keperluan untuk RUPS ulang. Persetujuan Menteri merupakan bentuk pengesahan dari suatu perbuatan hukum. Sebelum mendapat persetujuan, maka perbuatan hukum tersebut tersebut belumlah mengikat baik terhadap organ-organ perseroan maupun pihak ketiga. Logika hukumnya, dapat diterima seandainya diperlukan pelaksanaan RUPS yang baru. Namun, tidak demikian seharusnya terhadap perubahan-perubahan yang hanya cukup diberitahukan saja. Dalam hal ini, perbuatan hukumnya dianggap telah mengikat organ-organ perseroan sehingga tidak relevan lagi RUPS untuk dilangsungkan kembali hanya karena formalitas pemberitahuannya belum terpenuhi.    

Walaupun demikian, undang-undang memang tidak memberikan celah sedikitpun sehingga permohonan atau pemberitahuan perubahan AD dapat dilakukan tanpa kembali melakukan RUPS atau membuat sirkuler baru. Bila berencana akan membuat akta penegasan kembali, tentu akta penegasan yang dimaksud harus dibuat berdasarkan notulen RUPS Penegasan juga, yang agendanya menegaskan kembali hasil keputusan RUPS yang telah diambil oleh RUPS sebelumnya atau dibuat berdasarkan sirkuler yang baru. Akta penegasan kembali tidak mungkin dibuat berdasarkan hasil keputusan RUPS yang kedaluwarsa. Ketentuan Pasal 21 ayat (6) tegas menyatakan bahwa perubahan AD tidak dapat dinotariilkan setelah lewat 30 hari sejak tanggal keputusan RUPS. 

Perjanjian Jual Beli Saham Perseroan

Perseroan terbatas merupakan badan hukum persekutuan modal yang menjadi modal dasar dan terdiri atas saham-saham. Jadi, esensi perseroan adalah pembagian saham dan para pemegang saham inilah yang berperan penting dalam menentukan maksud dan tujuan perseroan. Mengingat perseroan merupakan badan hukum mandiri, maka pertanggungjawaban perseroan hanya sebatas harta perseroan tersebut, para pemegang sahampun hanya bertanggungjawab sebatas saham yang ditempatkan, kecuali dalam hal-hal yang menyebabkan limited liability tersebut tak berlaku.

Pendiri perseroan wajib menempatkan sahamnya kecuali dalam hal peleburan, artinya para pendiri perseroan otomatis menjadi pemegang saham. Nama-nama pemegang saham nantinya juga tercantum dalam akta pendirian perseroan dan juga akan terdaftar dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan yang dibuat oleh perseroan tersebut. Atas kepemilikan saham tersebut, perseroan akan mengeluarkan bukti kepemilikan saham. Jumlah pemegang saham setidaknya 2 orang, sehingga ketika jumlahnya kurang dari 2 pemegang saham, maka dalam waktu 6 bulan, perseroan tersebut harus mengeluarkan saham baru atau pemegang saham tunggal mengalihkan sebagian miliknya kepada pihak lain (bila tidak dilakukan maka pemegang saham tersebut bertanggungjawab secara pribadi atas perseroan dan dapat dibubarkan, kecuali perseroan-perseroan tertentu).

Bila pemegang saham berkeinginan untuk melepas saham yang dimilikinya, maka prosesnya dapat dilakukan dengan menjual saham tersebut kepada orang lain. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum jual beli saham dilakukan. Pertama, bagaimana anggaran dasar perseroan mengatur ketentuan khusus terkait peralihan saham, termasuk jual beli saham. Kedua, seberapa besar saham yang akan dialihkan. Bila besarannya termasuk dalam kategori sebagian besar, maka peralihan saham tersebut merupakan proses pengambilalihan.

Bila besaran saham yang ingin dialihkan bukan sebagian besar, maka setidaknya diperlukan persetujuan RUPS terkait dengan peralihan saham tersebut, yang berarti pergantian pemegang saham. Setelah persetujuan RUPS, dilanjutkan dengan penandatanganan akta jual beli sahamnya. Apakah akta jual beli sahamnya harus dibuat secara notariil (dengan akta notaris) atau cukup dibawah tangan atau perjanjian tertulis, ketentuannya harus mengacu kepada anggaran dasar perseroan. Bila diatur harus dengan akta notaris, maka akta tersebut dapat dibuat bersamaan dengan pembuatan akta PKR atas risalah RUPS persetujuan peralihan saham tersebut (yang sebelumnya telah dibuat secara dibawah tangan). Nantinya, Notaris akan melaporkan perubahan pemegang saham perseroan tersebut secara online kepada Menteri.

Notaris

Notaris

Apakah seorang Direktur Berwenang Mewakili Perseroan?

Direktur sebagai pihak yang mewakili direksi dan sekaligus mewakili perseroan haruslah dijabat oleh pihak/pejabat/orang-perorangan yang benar-benar sah dan berwenang untuk mewakili perseroan tersebut. 

Di dalam pembuatan akta-akta notaris yang penghadapnya mewakili perseroan, maka untuk pembuatan komparisinya, Notaris akan meminta penghadap tersebut untuk menyerahkan akta-akta perseroan yang lengkap, mulai dari akta pendirian, akta penyesuaian terhadap UU PT Tahun 2007, akta perubahan anggaran dasar, sampai dengan akta perubahan pemegang saham, direksi maupun komisaris (bila ada perubahan) berikut dengan surat keputusan pengesahan badan hukum, surat persetujuan menteri atas perubahan anggaran dasar maupun surat penerimaan pemberitahuan perubahan anggaran dasar atau data perseroan. Apabila ada, juga disertai Berita Negara dan Tambahannya. Selain akta-akta legalitas perseroan, juga dimintakan KTP/identitas direksi dan dewan komisarisnya.

Hal ini penting dilakukan karena Notaris harus memeriksa kewenangan penghadap dalam mewakili perseroan, apakah seseorang itu merupakan pejabat direktur yang sah dan berwenang mewakili perseroan. Nama-nama susunan direksi dan komisaris biasanya dicocokkan dengan identitas yang diberikan. Bila ada perbedaan nama, namun sebenarnya adalah orang yang sama, maka Notaris akan meminta penghadap untuk menyerahkan surat keterangan dari kelurahan bahwa nama-nama tersebut adalah orang yang sama.

Kewenangan direktur mewakili perseroan ditentukan oleh 2 hal, yaitu:

1. Apakah direktur tersebut dapat bertindak sendiri atau harus bersama direktur lainnya, sesuai dengan anggaran dasar. Bila direksi hanya terdiri dari seorang direktur, maka dapat bertindak sendiri. Sebaliknya, bila terdapat beberapa orang anggota direksi, maka Notaris harus memeriksa ketentuan dalam anggaran dasarnya, apakah cukup diwakili oleh Direktur Utama, atau bersama-sama dengan direktur lainnya.

2. Apakah masa jabatan direktur tersebut masih berlaku, karena anggaran dasar umumnya menentukan bahwa masa jabatan direktur adalah 5 (lima) tahun, walaupun ada juga yang menentukan masa jabatan direktur adalah 3 atau 10 tahun. Sejak saat diangkat, apakah direktur tersebut masih sah sebagai direktur? Bila masa jabatan direktur sudah berakhir (misalnya lewat 5 tahun), maka pejabat tersebut tidak lagi berwenang mewakili perseroan. Sebelum melakukan perbuatan hukum tertentu pejabat tersebut haruslah diangkat kembali sebagai direktur, tentu melalui mekanisme RUPS.

Selain itu, dalam kasus tertentu, kewenangan direktur mewakili perseroan juga ditentukan berdasarkan prinsip adanya kepentingan tertentu. Bila terjadi conflict of interest sebagaimana diatur dalam anggaran dasar perseroan, ataupun dalam peraturan perundangan-undangan tertentu (misalnya untuk transaksi-transaksi yang bersifat material), maka pejabat tersebut juga menjadi tidak berwenang dalam mewakili perseroan.

Notaris

Notaris

Pembatasan Tindakan/Perbuatan Hukum Direksi

Perseroan merupakan pribadi/entitas yang dibentuk oleh hukum (pribadi hukum) sehingga dalam tindak tanduknya dijalankan oleh pribadi kodrati/perseorangan dalam hubungan yang disebut perwakilan. Pihak yang mewakili perseroan ini disebut Direksi. 

Direksi perseroan adalah organ perseroan yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan untuk kepentingan perseroan, sesuai dengan maksud dan tujuan perseroan serta mewakili perseroan, baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan anggaran dasar. Biasanya, jumlah anggota direksi ditentukan oleh anggaran dasar perseroan. Dalam hal terdapat beberapa orang anggota direksi, salah satunya kemudian ditunjuk sebagai Direktur Utama.

Anggota direksi diangkat dan diberhentikan oleh RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham). Namun, khusus pendirian perseroan baru, untuk pertama kalinya para pendiri harus menunjuk pejabat direksi dan dewan komisaris dalam akta pendirian perseroan tersebut, yang biasanya akan disebutkan di bagian penutup dari akta pendirian perseroan.

Apakah Direktur Utama selalu berwenang dalam mewakili perseroan? Pada dasarnya, pihak yang mewakili perseroan adalah direksi, baik terdiri atas seorang direktur atau beberapa direktur. Dalam hal hanya ditunjuk seorang direktur, maka direktur tersebut otomatis berwenang mewakili perseroan. Sebaliknya, bila diangkat beberapa orang direktur, kewenangan mewakili perseroan terkadang diatur agak berbeda, misalnya direksi harus diwakili oleh 2 direktur sekaligus, bisa direktur utama dan direktur lainnya, atau jika direktur utama berhalangan diwakili oleh 2 direktur lainnya. 

Dalam kasus anggota direksi berhalangan untuk mewakili perseroan, misalnya ketika perseroan akan menerima fasilitas pinjaman dari Bank dan harus melakukan penandatanganan akta notaris, direksi dapat menunjuk karyawan atau seorang lainnya sebagai kuasa direksi untuk mewakili perseroan khusus dalam suatu perbuatan tertentu, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 103 UU Perseroan Terbatas bahwa direksi dapat memberi kuasa tertulis kepada 1 (satu) orang karyawan perseroan atau lebih atau kepada orang lain untuk dan atas nama perseroan melakukan perbuatan hukum tertentu sebagaimana yang diuraikan dalam surat kuasa.

Namun, walaupun direksi berwenang mewakili perseroan baik diluar maupun didalam pengadilan, umumnya dalam anggaran dasar ditentukan bahwa untuk perbuatan-perbuatan hukum tertentu seperti meminjam atau meminjamkan uang, turut serta dalam perusahaan baik di dalam maupun diluar negeri, menjadi penjamin utang untuk pihak lain, ataupun menjaminkan aset perseroan, diperlukan persetujuan dari organ perseroan lain, umumnya dari dewan komisaris maupun dari RUPS. Tanpa persetujuan ini sesuai dengan ketentuan anggaran dasarnya, maka perbuatan hukum yang dilakukan perseroan tersebut menjadi cacat hukum.

Notaris, dalam membuatkan akta perseroan, misalnya akta perjanjian kredit atau akta penjaminan, baik tanah milik perseroan maupun barang bergerak lainnya, harus cermat meneliti ketentuan khusus yang diatur dalam anggaran dasar perseroan tersebut. Akta notaris memiliki kekuatan pembuktian yang kuat dan sempurna, sehingga tindakan atau perbuatan yang diterangkan atau dibuktikan dengan akta notaris tersebut tidak boleh cacat hukum. Bila cacat hukum, maka notaris berpotenti dimintai pertanggungjawabannya.

Notaris

RUPS Penggantian Pengurus Perseroan

Menurut UU tentang Perseroan Terbatas (UU PT), Rapat Umum Pemegang Saham (lebih dikenal sebagai RUPS), adalah Organ Perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam UU PT maupun dalam anggaran dasar perseroan tersebut. Artinya, pengertiannya bukan persoalan hirarkis atau kedudukan yang tertinggi/lebih tinggi dibandingkan organ lainnya, seperti Direksi atau Dewan Komisaris. RUPS, Direksi dan Dewan Komisaris semata-mata organ yang memiliki kewenangan dan tugas yang berbeda saja. Namun, secara umum suatu keputusan terpenting dalam suatu perseroan berada di tangan para pemegang saham, karena pada akhirnya pemegang sahamlah yang nanti menerima pertanggungjawaban perseroan tersebut, walaupun sebatas hanya sebesar saham yang ditempatkannya.

Dalam keberlangsungan suatu perseroan, seringkali terjadi pergantian pengurus (anggota direksi/direktur dan anggota dewan komisaris/komisaris). Pergantian pengurus tersebut haruslah dilakukan berdasarkan RUPS juga. Selain itu, mengingat umumnya masa jabatan anggota direksi atau dewan komisaris dibatasi sampai 5 tahun saja, RUPS secara berkala juga dilakukan untuk pengangkatan direksi dan dewan komisaris perseroan. Walaupun demikian, ada saja ditentukan bahwa masa jabatan tersebut mencapai 3 atau 10 tahun. Untuk pergantian pengurus ini, maka perseroan harus melangsungkan RUPS atau dapat diganti dengan Surat Keputusan Pemegang Saham yang diedarkan (sirkuler) dengan catatan bahwa seluruh pemegang saham setuju atas pergantian pengurus tersebut. Dalam RUPS tersebut biasanya juga ditunjuk pejabat/karyawan secara tertulis yang bertugas untuk mengotentikan RUPS tersebut. Pejabat/karyawan yang ditunjuk akan menghadap Notaris dan selanjutnya menandatangani akta notaris atas RUPS atau Keputusan Sirkuler tersebut. Selanjutnya, Notaris akan mendaftarkannya secara online kepada Kementerian Hukum dan HAM. Surat dari Menteri (surat pelaporan penerimaan pemberitahuan perubahan data perseroan) akan dicetak oleh Notaris dan diserahkan kepada perseroan bersamaan dengan salinan resmi akta notarisnya (umum disebut Akta Pernyataan Keputusan Rapat/PKR).

Masa jabatan pengurus (direksi dan dewan komisaris) perlu mendapat perhatian, karena kerap terjadi ketika perseroan melakukan suatu perbuatan hukum (misalnya akad kredit) ternyata direktur yang melakukan penandatanganan akta tidak berwenang lagi sebagai direktur alias sudah habis masa jabatannya. Dalam kasus ini, tentu pribadi direktur tersebutlah yang menerima tanggung jawab atas perbuatan hukum tersebut, bukan pribadi hukum perseroan. Walaupun demikian, atas perbuatan hukum yang sudah terlanjur tersebut, masih ada jalan keluar yang dapat dilakukan. Para pihak melakukan penegasan kembali (tanda tangan ulang) atas perbuatan hukum yang sudah terlanjur tersebut setelah pengurus perseroan diperpanjang kembali. Artinya, dilakukan RUPS dengan agenda pengangkatan kembali dengan keputusan tambahan yang menerima konsekuensi hukum atau menerima hak/kewajiban yang timbul atas perbuatan hukum yang sudah terlanjur tersebut.

Lalu bagaimana apabila ada pemegang saham yang tidak dapat hadir atau tidak diketahui rimbanya? Apakah perseroan dapat melangsungkan RUPS? Persoalan ini tergantung dari seberapa besar saham yang dimiliki oleh pemegang saham yang tidak dapat hadir tersebut. Bila jumlah saham yang dimiliki merupakan sebagian besar (diatas 50%), maka RUPS tak dapat dilangsungkan karena kehadiran tidak kuorum (biasanya kuorum 1/2, 1/3 dari seluruh jumlah pemegang saham), tergantung dari agenda RUPS dan ketentuan dalam anggaran dasarnya. Memang, RUPS juga dapat dilangsungkan dengan berbekal perintah hakim (penetapan hakim yang menentukan besaran kuorum tersebut). Namun, kejadian yang kerap terjadi adalah para pemegang saham tidak diketahui rimbanya alias sudah tidak lagi peduli dengan keberlangsungan perseroan tersebut. Dalam kasus seperti ini tentu tak banyak yang dapat dilakukan. 

Sesuai ketentuan Pasal 146 UU PT, pengadilan negeri dapat membubarkan perseroan atas permohonan pemegang saham, direksi atau dewan komisaris berdasarkan alasan perseroan tidak mungkin untuk dilanjutkan. Dalam penjelasan pasal tersebut, disebutkan bahwa perseroan yang tidak melakukan kegiatan usaha (non-aktif) selama 3 (tiga) tahun atau lebih, yang dibuktikan dengan surat pemberitahuan yang disampaikan kepada instansi pajak atau dalam hal sebagian besar pemegang saham sudah tidak diketahui alamatnya walaupun telah dipanggil melalui iklan dalam Surat Kabar sehingga tidak dapat diadakan RUPS, menjadi asalan perseroan dapat dibubarkan.

Notaris

Notaris